周昌湘的人資世界

如何有效精簡人力

身為人資部門的高階主管，因為不景氣，公司接單量連兩季下滑近三成。公司為了控制成本，打算精簡人力，我該如何著手？

過去，大家對於精簡人力容易有個誤解，認為精簡人力是在企業發生重大危機事件後，才去做的人力資源工作。事實上，精簡人力跟招募人力一樣都是企業經營發展過程中，必然的人力資源策略執行過程，是一個標準且長期循環的行為。企業的人力精簡工作跟人體的消化系統一樣，人員必定有進就有出，『找合適的人上車、讓不合適的人下車』。而進行精簡人力作業，其實就是在做人力盤點工作，是企業為了因應發展策略和環境變化，必須要做的調整，目前我們都在企業推廣人力資源部門固定進行『年度人力盤點』（如同財務會計部門每年年底的資金盤點、固定資產盤點一樣）作業。

然而，企業在決定精簡人力前，有三個因素必須先考量：企業的發展策略、經濟環境和產業前景。例如，公司計畫明年將到歐洲發展，公司裡面有些人可能要移轉到國外去。或是有的產品，因為長期銷售不佳，該部門就必須要進行人力的縮減調整。又例如，因為整體環境的改變，企業營收受到影響而下滑，為了維持利潤，就要考慮該如何降低人事成本。

當上述三個因素都考量過後，企業決定要精簡人力時，在作業流程中必須要掌握兩個原則：第一是「誠信原則」，第二是「合法原則」。誠信原則，就是對員工要有誠信，企業應該要把公司的狀況清楚地跟員工溝通，讓員工感覺到公司的誠意，在過程中輔導並協助員工。像有些企業的企業主逃亡、不發工資、不繳勞健保費，罔顧員工權益，無預警歇業、關廠，就是不符合誠信原則，是沒有企業社會責任的做法。

合法原則，就是遵照法律上的規定，例如依照法律規定，企業關廠或資遣員工時，應該付出資遣費給員工做為補償，以避免員工的生活受到衝擊，企業就應該要遵守這樣合法的規定。如果企業沒有掌握這兩個原則，在精簡人力時，往往會產生很多衝突，甚至影響到企業的整體形象。

決定精簡人力的名單

一般來說，精簡人力並不是從整個公司來看，決定要砍一○％或十五％，就直接平均到各部門。而是分為兩個階段：

第一階段是按照企業所遇到的衝擊，先找出受到影響的部門，了解其產品和組織能力，再決定到底要不要精簡人力。例如，全公司營業額共衰退二○％，其中Ａ產品衰退最多，因此，Ａ產品的部門要進行人力精簡。除非，全公司的所有產品在市場的銷售量都滑落了，才以整體平均的方式來看。

所以，企業領導人要依照明年的業績和利潤，重新規劃新的組織圖，讓部門的規模合適於未來。在新的組織圖中，有哪些人在或不在其中，都要讓部門主管清楚了解。而人力資源部門在精簡人力的過程中，則扮演著專家角色和輔助角色，協助其他部門經理一起進行精簡人力。

第二階段，則是要從組織內來看員工個人的績效和年資，來決定誰要被精簡。例如，績效最不好的人，會被優先精簡。若公司比較需要資深、有經驗的人，今年剛來的員工也會被優先精簡。

此外，在篩選條件上，應有公開公平的標準。企業可以設立一個審查委員會來決定，誰應該留下來，誰應該離開。在審查的過程中，部門主管也可以參與提供意見。

確定名單後，要準備一份「人員安置計畫」。例如，安排Ａ員工到其他部門工作，或是到公司的關係企業工作，如果該員工不接受，只好讓他接受資遣。要注意的是，資遣解雇是最後一招，也就是必須先透過審核，真的覺得這個人不符合公司需要，才解雇他。因為對員工來說，最基本的尊嚴就是基本工作權，只要可以保住工作權，如果執行減薪、調動、減少福利項目等作業都不是太大的問題了。

為了避免過於輕率、匆促，建議在精簡人力執行前兩三個月就開始準備。比如將在十二月底裁員，應該在十月就要開始準備人力的試算、盤點。前置作業包含被精簡的人數和費用預估。費用的估算是以員工年資計算出資遣費或退休金的金額，以做為參考資料。

公開誠實地宣達政策

在採取降低成本、精簡人力的作業之前，企業主應採取公開誠實的態度，並有明確的資訊和書面資料，把公司的政策很公開誠實地向員工宣達，表達出大家一起共度難關的信念。

企業主的公開宣達，可以讓員工有心理準備，並清楚了解公司現況。例如向員工宣告未來將縮減加班費和福利，如果還是無法維持公司營運，則將調降薪水、福利。重點是，一定要讓員工知道，公司不是一定要裁員，也希望可以保留員工的工作權，要讓員工感受到公司的誠意。

要注意的是，在減薪的部分，不是公司直接跟員工說減薪就減薪，這是不合法的。必須經過勞資雙方的協商，而且最好是從高階主管開始，非萬不得已，不要向基層人員開刀。正確的做法應該是，例如告訴Ａ員工，他薪資中職務加給的兩千元，從下個月開始將不再提供。但如果未來公司賺錢，這兩千塊會再補給他。並詢問他的意願。如果他不願意，只好告訴他，公司必須資遣他了。如果他同意，就可以繼續工作下去。這整個過程中，一定要有溝通和書面記錄，表示雙方曾做過溝通協調，並取得共識。

進行主管事前的訓練

在精簡人力的過程中，部門主管扮演非常重要的溝通協商角色，必須站在公司這一方，與員工溝通。為了讓部門主管在與員工溝通時，能夠順利，企業可在事前提供部門主管訓練，讓主管了解自己的角色和溝通技巧。比如，如何挑選被精簡的人、勞動法令有哪些規定，或員工如果詢問解雇理由時，主管該如何回答等（詳見附表一、二）。

部門主管與員工溝通的過程中，應秉持著誠意的態度，告訴員工為什麼公司要這麼做，也讓員工知道，公司希望幫助他，降低個人損害，並將協助他找到下一份工作。因為，對員工來說最大的損害就是沒工作。為了減輕員工的傷害，企業可以協助員工到就業服務中心、人力銀行找工作，或是請勞工局派人來跟他們面談，增加就業機會。

對於高階主管，可以把他的履歷表送到獵人頭公司，協助他找到下一份工作。如果是中高齡的員工，因為他們再找工作不太容易，可以協助他們理財、創業，可以找加盟店的廠商來，讓他們有下一個工作的可能性。公司甚至可以為被精簡的員工舉辦歡送會、頒發感謝狀，很溫馨地劃下句點。這些行為在精簡人力上都是加分的，因為公司不只支付錢給被資遣者，還幫助他找新的工作、降低員工心裡的惶恐。

在精簡員工的過程中，有的企業可能會為了避免個別員工得知資遣消息後，帶走重要資料，因而採取臨時告知的方式，讓員工當天早上就打包離開，這樣做其實是太過突然，也沒有顧及其他員工的感受。如果企業真的必須這樣做，建議最好事前讓員工了解會有這樣的可能性，讓他有心理準備，並且最好是在禮拜五下班前一個小時與員工約談，因為隔天是週末，可以讓彼此有個冷卻期。此外，企業在當天解雇員工的情況下，依照法律規定，除了要給予資遣費，還必須多給員工一個月薪水的預告工資。如果是一群員工，這樣的方法就不適合，因為衝突會太大。建議還是要按照正式的程序，事先商談，還是要讓員工感受到公司的誠意會比較好。

最後，不要忘記安撫留任員工。例如公司有五百人，精簡了五十人，這個狀況會讓留任員工擔心自己就是下一個被裁員的人。所以企業要安撫他們、請他們不要擔心，表示不會再有第二次裁員，並說明公司未來的願景和新組織圖，勉勵大家好好努力。

另一方面，企業應簡化組織相關作業流程，以減輕留任員工的工作負擔。因為精簡人力後，如果組織流程、管理制度還是很複雜，會導致留任員工無法負荷龐大的工作量，反而減低企業效率。

所以，企業在處理精簡人力的過程中，除了秉持誠信和合法的原則，如果可以在事前沙盤推演得更仔細、準備越多，遇到的狀況和困難就會越少。