周昌湘的人資世界

人力資源管理是企業經營的發展要素，而當企業到達成長期時，最重要的人資重心是：企業訓練管理。由於訓練管理是必須長期投入、系統內部複雜、涉及訓練關係人員多、各類文檔表單繁複，如果單純依靠手工處理，將大量消耗人工成本。但是在E化發展中，訓練系統運行也並不普遍。本文就以人力資源專業角度，來探討訓練系統電腦化的實務狀況。

訓練管理系統建構和實施並行

一般建構企業訓練管理的電腦化體系分為兩個層面：建構標準化訓練體系和建構訓練管理電腦化系統。前者屬於訓練系統建構問題，後者屬於訓練系統實施問題。

目前在國際標準化體系中，ISO10015是專門用於規範具有訓練人力資源職能的組織的國際標準，是ISO9000族群標準中唯一針對提高組織的靈魂—— “人”的訓練品質的國際標準。在ISO10015標準化體系中，把訓練過程劃分為四個基本環節，即訓練需求、訓練計畫、訓練實施及訓練效果評估，並在整個過程中貫穿訓練控管。

訓練系統實施問題需要解決的是如何把標準化的流程導入到軟體系統中。同時，借助系統，解決對訓練過程管理和訓練過程人的管理。訓練過程管理包括對訓練中的相關資源、成本、進度等的管理；對人的管理則包括對訓練管理者、訓練參與者的管理。

要達到此目標，有下列作法可以參考：

1. 嚴格按照ISO10015標準化建立訓練流程，包含訓練需求、訓練計畫、訓練實施、訓練效果評估等四個基本階段，訓練監控過程貫穿於各環節。
2. 在訓練管理各個環節，要求員工可以便捷查詢，明確角色，落實到人，以及文檔等資源。

實現流程的標準化

流程標準化的關鍵點有兩個：一是要使用統一的定義去描述流程，二是要用統一的定義說明彼此關係。例如：流程與流程之間存在一種橫向與縱向的關聯。可以依照訓練管理體系建構的需求，按照ISO10015標準化要求，對企業的訓練管理流程進行彙整，通過標準化的定義，建構標準流程及流程之間的邏輯關係，包括訓練需求、訓練計畫、訓練實施、訓練評估、訓練監控以及訓練資源管理等六大類。

在建構起標準化流程體系之後，需確認流程管理的內容和方法。按照以下二個要點作業：

（1）流程中的資源進行管理

訓練流程管理的要點是對訓練各個節點及整個流程都有明確的資源計劃、進度計劃、關鍵點控制以及對流程圖進行審查等功能。為實現對流程過程的管理，需注意以下幾個方面：所涉及的成本（包括時間成本、經濟成本等），所包含的各類資源（如：相關的文檔資源、外部鏈結、應用程式等），關鍵流程內容以及相關的KPI指標，及流程之間的橫向關聯。

（2）對流程過程中的知識進行管理

要建構學習型組織就是實現企業的知識管理。而知識管理的基礎工作：「知識採集」必須首先做好。在訓練管理系統中，會涉及到大量的知識資源，包括流程過程中的管理檔、與訓練相關的各類教材、文檔等。任何一個流程節點的文檔、產出結果等均可以附加到該節點中，並將歸檔到系統中，通過授權範圍許可，設定查詢或列印權限等。訓練教材可以直接放到流程節點中，供學員的線上閱讀。

實現對流程的監控管理

監控管理包括對流程運行的監控和流程中人員的監控，例如：是否在規定的時間內完成要求的工作，學員在流程節點中的績效狀態等。監控管理的方法是建立關鍵業績指標（KPI），並通過圖表等形式表現在電腦系統上。例如：將各崗位、各員工的關鍵績效指標與實際工作和目標緊密結合，並用紅綠燈、進度條或甘特圖等形式表示出來，使員工能夠即時瞭解自己的工作情況，自動進行改進。

結論

企業要建立高效的訓練管理電腦化體系，首先要站在系統角度，從企業戰略要求入手，設計標準化的訓練管理體系；然後借助於電腦化手段，將標準化的訓練管理體系導到資訊系統中。相信只要運用得當，一定會提升訓練管理體系運行的效果和效率。